DJ-Anfrage stellen: Ratgeber mit Vorlage und Checkliste

Eine gute DJ-Anfrage enthält zehn Angaben: Anlass, Datum, Uhrzeiten, Ort und Location, Gästezahl mit Altersmix, Musikrichtung, benötigte Technik, Besonderheiten im Ablauf, einen Budgetrahmen und deine Kontaktdaten mit einer Antwortfrist. Mit diesen Angaben kann ein DJ sofort prüfen, ob er frei ist, und dir ein konkretes Angebot schicken, statt erst fünf Rückfragen zu stellen. Schick dieselbe Anfrage an drei bis fünf DJs, dann sind die Angebote vergleichbar. Dieser Ratgeber zeigt dir, was in jede Zeile gehört, wann der richtige Zeitpunkt ist, und gibt dir eine Vorlage zum Kopieren.

Warum die erste Nachricht so viel ausmacht

„Hallo, was kostest du für eine Party?“ ist die häufigste Anfrage – und die, auf die DJs am schlechtesten antworten können. Ohne Datum weiß der DJ nicht, ob er frei ist. Ohne Ort kann er die Anfahrt nicht einschätzen. Ohne Uhrzeiten und Gästezahl weiß er nicht, welche Technik und wie viele Stunden nötig sind. Das Ergebnis ist entweder eine Gegenfrage oder ein Pauschalpreis mit Sicherheitsaufschlag.

Eine vollständige Anfrage bringt dir drei Vorteile:

• Schnellere Antworten. Der DJ kann direkt zu- oder absagen.
• Vergleichbare Angebote. Alle rechnen mit denselben Eckdaten.
• Ein besserer erster Eindruck. DJs nehmen bei beliebten Terminen eher die Anfrage an, die nach einer gut organisierten Feier klingt.

Die 10 Angaben, die in jede DJ-Anfrage gehören

Nr.	Angabe	Warum der DJ sie braucht	Beispiel
1	Anlass	Bestimmt Musik, Ablauf und Rolle des DJs	40. Geburtstag
2	Datum	Verfügbarkeit, Saison	Samstag, 13. Juni
3	Uhrzeiten	Spielzeit, Auf- und Abbau	Musik von 19:00 bis 01:00 Uhr
4	Ort und Location	Anfahrt, Raum, Zugang	Vereinsheim in Musterstadt, Erdgeschoss
5	Gästezahl und Altersmix	Größe der Anlage, Musikauswahl	Etwa 70 Gäste, 20 bis 70 Jahre
6	Musikrichtung	Passt der DJ überhaupt?	80er bis heute, später etwas House
7	Technik	Was muss der DJ mitbringen?	Keine Anlage vor Ort, Licht erwünscht
8	Besonderheiten	Zusatzaufwand, Mikrofon, Moderation	Zwei Reden, eine Überraschung um 22 Uhr
9	Budgetrahmen	Passende Leistung anbieten	Spanne statt Fixbetrag
10	Kontakt und Frist	Rückruf, Planung	Telefonnummer, Antwort bis Freitag

1 bis 3: Anlass, Datum und Uhrzeiten

Nenn den Anlass so genau wie möglich. Eine Hochzeit mit freier Trauung, ein runder Geburtstag und eine Weihnachtsfeier brauchen unterschiedliche DJs. Beim Datum hilft der Wochentag: Ein Samstag im Juni ist anders gefragt als ein Donnerstag im November.

Bei den Uhrzeiten zählen zwei Angaben: wann die erste Musik laufen soll und wann Schluss ist. Schreib dazu, wenn die Location ein festes Ende vorgibt. Bist du unsicher, wie lange du den DJ brauchst, schreib das ehrlich dazu und bitte um einen Preis pro Verlängerungsstunde. Richtwerte nach Anlass findest du im Abschnitt „Wie lange sollte ein DJ spielen?“ in unserem Ratgeber DJ buchen.

4 und 5: Location und Gäste

Der DJ will wissen, wo er aufbaut: Name und Adresse der Location, Stockwerk, Aufzug oder Treppen, Parkmöglichkeit, drinnen oder draußen. Bei Feiern im Freien ist die wichtigste Frage, ob es Strom und einen Regenschutz gibt.

Die Gästezahl entscheidet über die Größe der Anlage, der Altersmix über die Musik. „70 Gäste zwischen 20 und 70“ ist eine völlig andere Aufgabe als „70 Gäste um die 30“.

6 bis 8: Musik, Technik und Besonderheiten

Beschreib die Musik in zwei, drei Stichpunkten und nenn ein paar Beispielkünstler. Wichtiger als lange Listen ist, was du nicht willst. Die Details klärt ihr später im Vorgespräch und über den Musikbogen für den DJ.

Bei der Technik reicht die Antwort auf drei Fragen:

• Gibt es in der Location eine Musikanlage, und darf der DJ sie nutzen?
• Soll der DJ Licht mitbringen?
• Brauchst du Mikrofone, zum Beispiel für Reden oder eine Trauung?

Wenn du das nicht weißt, frag die Location oder schreib „bitte Komplettangebot mit Ton und Licht“. Was ein DJ üblicherweise mitbringt, steht in unserem Überblick Welche Technik braucht ein Event-DJ?.

Besonderheiten sind alles, was vom normalen Partyabend abweicht: Trauung, Sektempfang an einem anderen Ort, Moderation, Spiele, ein zweiter Raum, ein Motto, eine Lautstärkeauflage.

9 und 10: Budget, Kontakt und Frist

Viele scheuen sich, ein Budget zu nennen. Eine Spanne reicht aus und spart beiden Seiten Zeit: Der DJ kann sagen, was in diesem Rahmen möglich ist, und du bekommst kein Angebot, das weit daneben liegt. Wenn du gar kein Gefühl für Preise hast, bitte um ein Angebot mit zwei Varianten, zum Beispiel mit und ohne Licht. Wie sich die Kosten für die Musik in dein Gesamtbudget einfügen, zeigt unser Ratgeber Party-Budget planen.

Gib eine Telefonnummer an und sag, wann du erreichbar bist. Viele DJs klären Details lieber in einem kurzen Gespräch. Eine Frist („ich entscheide bis Ende nächster Woche“) sorgt dafür, dass du zügig Antworten bekommst.

Vorlage: DJ-Anfrage zum Kopieren

Ersetz die Angaben in eckigen Klammern und schick den Text per E-Mail oder über das Kontaktformular des DJs.

Betreff: DJ-Anfrage für [Anlass] am [Datum] in [Ort]

Hallo [Name],

ich suche einen DJ für [Anlass] und würde mich über ein Angebot freuen.

• Datum: [Wochentag, Datum]
• Zeit: Musik von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit], Aufbau möglich ab [Uhrzeit]
• Location: [Name, Adresse, Stockwerk, drinnen oder draußen]
• Gäste: etwa [Zahl], Alter von [x] bis [y]
• Musik: [zwei, drei Stichpunkte], nicht gewünscht: [Stichpunkte]
• Technik: [Anlage vorhanden oder bitte mitbringen], Licht [ja oder nein], Mikrofon [ja oder nein]
• Besonderheiten: [Reden, Trauung, Moderation, Lautstärkeauflage]
• Budgetrahmen: [Spanne]

Bist du an dem Termin frei? Wenn ja, schick mir bitte ein Angebot, aus dem Spielzeit, Technik, Anfahrt und der Preis für eine Verlängerungsstunde hervorgehen. Ich entscheide bis [Datum] und bin unter [Telefonnummer] am besten [Zeitraum] erreichbar.

Viele Grüße [Name]

Wann solltest du anfragen?

Der richtige Zeitpunkt ist, sobald Datum und Location feststehen. Vorher kann kein DJ verbindlich zusagen. Wie viel Vorlauf sinnvoll ist, hängt vom Termin ab:

Termin	Sinnvoller Vorlauf	Warum
Hochzeit an einem Samstag zwischen Mai und September	Etwa ein Jahr	Jeder DJ kann pro Samstag nur eine Hochzeit spielen
Hochzeit außerhalb der Saison, Freitag oder Sonntag	Einige Monate	Weniger Konkurrenz um den Termin
Runder Geburtstag, private Party am Wochenende	Zwei bis sechs Monate	Wochenenden füllen sich nach und nach
Firmenfeier im Dezember	Ab dem Spätsommer	Weihnachtsfeiern ballen sich auf wenige Abende
Termin unter der Woche	Wenige Wochen genügen oft	Geringere Nachfrage

Das sind Orientierungswerte, keine festen Fristen. Auch eine kurzfristige Anfrage lohnt sich immer, du hast dann nur weniger Auswahl. Für Hochzeiten hilft es, schon einen groben Ablauf mitzuschicken; eine Vorlage findest du in Hochzeits-DJ: Ablauf planen.

Was nach der Anfrage passiert

1. Verfügbarkeit. Der DJ sagt zu oder ab. Manche halten den Termin für ein paar Tage unverbindlich frei; frag nach, wie lange.
2. Kennenlerngespräch. Am Telefon, per Video oder persönlich. Hier merkst du, ob die Chemie stimmt, und der DJ klärt offene Punkte.
3. Angebot. Schriftlich, mit Leistung und Preis.
4. Vertrag und Anzahlung. Erst jetzt ist der Termin fest.
5. Detailbriefing. Einige Wochen vor der Feier mit Ablauf und Musikwünschen.

Eine Anfrage ist rechtlich nur eine Einladung, ein Angebot abzugeben, und verpflichtet dich zu nichts. Das Angebot des DJs ist dagegen grundsätzlich bindend, solange er die Bindung nicht ausschließt (zum Beispiel mit „freibleibend“); das regelt § 145 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Meist nennt der DJ außerdem eine Frist, bis zu der sein Angebot gilt. Ein Vertrag kommt zustande, wenn du das Angebot annimmst. Das ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung; bei größeren Veranstaltungen oder ungewöhnlichen Bedingungen lohnt sich ein fachkundiger Blick auf den Vertrag.

Angebote richtig vergleichen

Vergleich nicht nur die Endsumme, sondern Zeile für Zeile:

Punkt	Worauf du achtest
Spielzeit	Von wann bis wann? Sind Auf- und Abbau enthalten?
Verlängerung	Preis pro zusätzlicher Stunde, bis wann möglich?
Technik	Ton, Licht, Mikrofone: Was genau ist dabei?
Anfahrt	Pauschale oder nach Kilometern? Übernachtung nötig?
Person	Kommt der DJ, mit dem du gesprochen hast? Wer ist Ersatz?
Zahlung	Höhe der Anzahlung, Fälligkeit des Rests
Storno	Bedingungen für beide Seiten
Preisangabe	Brutto oder netto? Als Privatperson zählt der Endpreis

Steht in einem Angebot ein Punkt nicht, frag nach. Bei öffentlichen Veranstaltungen und Firmenfeiern kommt die Frage dazu, wer die Musiknutzung bei der GEMA anmeldet; in der Regel ist das der Veranstalter, nicht der DJ. Private Feiern im Familien- und Freundeskreis gelten nicht als öffentlich. Die Einzelheiten für Unternehmen stehen in unserem Ratgeber DJ fürs Firmenevent richtig auswählen.

Typische Fehler bei der DJ-Anfrage

• Nur nach dem Preis fragen. Ohne Eckdaten gibt es keine seriöse Zahl.
• Rundmail an zwanzig DJs. Du bekommst zwanzig Antworten, die du nicht mehr sortieren kannst. Drei bis fünf gezielte Anfragen bringen mehr.
• Das Ende offenlassen. „Open End“ klingt gut, lässt sich aber nicht kalkulieren. Nenn ein Ende und frag nach der Verlängerung.
• Die Location nicht einbeziehen. Lautstärkeauflagen, Sperrstunde und fehlender Strom tauchen sonst erst am Abend auf.
• Nicht absagen. Wer dir ein Angebot geschrieben hat, verdient eine kurze Absage – und hält dir bis dahin vielleicht den Termin frei.
• Mündlich buchen. Lass dir Angebot und Zusage immer schriftlich geben.

Checkliste vor dem Absenden

• Anlass, Datum mit Wochentag und Uhrzeiten stehen drin.
• Location mit Adresse, Stockwerk und Hinweis drinnen oder draußen.
• Gästezahl und Altersmix genannt.
• Musikrichtung in Stichpunkten, dazu was nicht laufen soll.
• Geklärt, ob Anlage, Licht und Mikrofone gebraucht werden.
• Besonderheiten wie Reden, Trauung oder Auflagen erwähnt.
• Budgetrahmen als Spanne angegeben.
• Telefonnummer, Erreichbarkeit und Antwortfrist ergänzt.
• Dieselbe Anfrage an drei bis fünf DJs vorbereitet.

Quellen

• § 145 BGB – Bindung an den Antrag, Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet
• GEMA: Musik auf Firmenevents – wann eine Musiknutzung als öffentlich gilt